Cómo preparar un congreso o evento de empresa: materiales para asistentes

¿Te han escogido para preparar el próximo evento de empresa? Te ayudamos con cada detalle para que sea un éxito: identificadores personales, materiales de escritura, material corporativo… No dejes nada al azar para evitar «sustos» de última hora.

Pasos para preparar tu congreso o evento

Como en cualquier proyecto de tu empresa, es fundamental tener siempre en mente los objetivos que quieres conseguir con el evento.
Una vez que tengas bien definidos estos objetivos, ha llegado la hora de escoger tu público objetivo y comenzar a empatizar con ellos. Cómo puedo hacer que su asistencia sea una experiencia útil y memorable para su futuro laboral.

Antes del congreso

• Lista de invitados: A quién voy a invitar y para qué. ¿Son empleados? Invitas a tus clientes y colaboradores? Una vez tengamos claro este punto, es el momento de calibrar el tamaño del evento.
• Contenido: Es importante definir qué queremos transmitir a nuestros visitantes. ¿Somos referentes en un tema?
• Presupuesto: Tienes presupuesto cerrado? Pon tu hoja de cálculo a funcionar
• Colaboradores : Una vez definido el contenido, debes calcular el alcance que quieres tener . Puedes buscar figuras de referencia local, nacional o internacional. Cuanto mayor alcance quieras darle, deberás buscar figuras más relevantes pero ¡ojo! búscalos con tiempo para garantizar su disponibilidad y calcula presupuesto. Especifica su tiempo de su intervención para poder ajustar bien el programa.
• Duración: Si el congreso va a durar varios días, tendrás que tender en cuenta la disponibilidad hotelera y menús de asistentes y colaboradores.
• Local para el evento: Busca un local bien equipado que ya haya acogido algún otro evento. El primer requisito es la capacidad. Es importante que cuente con un equipo de sonido y acústica acordes con tus necesidades. Hay empresas especializadas en el alquiler de espacio.
• Equipo: Coordina un buen equipo que te apoye y distribuye las tareas, teniendo muy en cuenta el cronograma, y sin perder de vista el presupuesto.

Kit de congreso

Fase de comunicación

Difusión del evento:
Si vas a cobrar por la asistencia, es importante que optimices la fase de comunicación apara obtener los mejores resultados.
Algunos aspectos que deberás tener en cuenta:

• Elaboración de un dossier de prensa
• Envío de e-mails a la base de datos
• Puedes generar el evento en RR.SS. para tener una mayor difusión, y vender entradas.

Deberás tener cerrada la lista de asistentes con uno o dos meses de antelación (en función de la dimensión del evento, suma otro mes más).

Ejecución del congreso

Esta es la fase en la que debes supervisar que todo funcione como estaba previsto. Controla de cerca la Ley de Murphy y ten previstos los «imprevistos»: Ten una presentación alternativa por si falla la conexión,…

Seguimiento y análisis de resultados

Prepara una encuesta para valorar las actuaciones de cara a futuros eventos. Y analiza los resultados.

Visita la web si buscas más materiales para tu kit de congreso

Helena Martín

¡Hola! Soy Helena, apasionada del marketing y en concreto, del marketing digital. Tengo formación en publicidad y relaciones públicas y actualmente soy copywriter.
Formo parte del equipo de Promopresent, una empresa en pleno crecimiento que ofrece productos promocionales y merchandising personalizado. En ella creo todo el contenido necesario para que nuestro trabajo llegue a cuantas más personas, mejor.